Egy létesítmény takarításának megszervezése éppen úgy két fő tevékenységből áll, mind annak felépítése. Az első a terv és a második a kivitelezés. Az első vasszabály pedig az, hogy éppen úgy mint az építkezésnél ezt nem szabad egy személyre bízni, mert nem fogunk jól járni.

Miért is?

Mert a kettő két féle szemléletmód, szakmai hozzáértés és motiváció. A tervező abban érdekelt, hogy olyan tervet készítsen, ami a megbízó elképzeléseit/álmait próbálja megjeleníteni. Ezzel szemben a kivitelező a megbízó pénztárcájának tükörképe.

Mikor járunk a legjobban?

Nyilván a jó tervező szintén figyelembe veszi a pénztárcánkat, de az Ö haszna és megbízója elégedettsége akkor lesz maximális, ha a terv, az anyagi lehetőségeken belül a maximum lehetőségeket és kreativitást, nem utolsó sorban egyediséget tükrözi. A terv önmagában már öröm forrása lehet, ugyanakkor egy cél is, aminek a kivitelezése nem biztos, hogy egyszerű és rutin feladat sem a tulajdonosnak, sem a kivitelezőnek. Nem utolsó sorban a tervet a hatóságnak is jóvá kell hagyni. Így működik az építőipar.

A takarítóiparban az egyik alapvető hiba, amikor a tervet a kivitelezőre bízzák.  

Ez az esetek döntő többségében valójában azt jelenti, hogy terv, a szó szoros értelmében – amit egy „hatóság” jóváhagyhatna – sosem lesz. Ezért aztán a megrendelőben sem tisztul le, hogy végül is, az álmaival szemben, a lehetőségei mentén milyen terv kivitelezésére bízta meg a szolgáltatót.

Vagyis ha nincs, terv nem lehet eldönteni, hogy az elégedetlenség oka a rossz terv vagy rossz kivitelezés.

Egy terv akkor terv, ha annak van dokumentációja és azt valaki szakmailag és/vagy szakmapolitikailag elfogadta. Ezt az elfogadási fázist nem szabad kihagyni, ugyanis a kivitelező kiválasztása akkor a leghatékonyabb, ha egy konkrét terv mentén versenyeztetjük meg a potenciális szolgáltatókat.

A következő izgalmas párhuzam az, hogy miközben az építészeti tervezést jegyzékben szereplő tervezőkre/építészekre bízhatjuk, a takarítás megtervezését kire bízzuk? Ma már erre is van megoldás: a MATISZ Magyar Tisztítás-technológiai Szövetség rendelkezik egy szakértői jegyzékkel, ahol választhatunk egy olyan szakembert, akivel konzultálhatunk, és aki képes egy tervdokumentáció összeállítására. Egy olyan tervdokumentáció összeállítására, ami sok más mellett tartalmaz egy költségvetéstervet is, és ami alapján tovább lehet lépni.

A MATISZ vállalja, hogy piaci szolgáltatás keretében átvizsgálja és jóváhagyja a terveket. Ez abból a szempontból fontos, hogy innentől kezdve a megbízó biztos lehet benne, hogy a dokumentáció megfelel a leírt és nem leírt szakmai követelményeknek, nem tartalmaz szakszerűtlen megoldásokat, bizonytalanságokat, és ha azt megfelelően kivitelezik beváltja majd a reményeket, kielégíti a megfogalmazott igényeket.

Ha van egy szakmai alapokon nyugvó költségvetés, van kiindulási alap

Ha van költségvetés, akkor annak árazatlan formájával, máris meg lehet kezdeni a megfelelő kivitelező megkeresését. Itt akkor már csak az a kérdés, hogy az ár/hitelesség viszonylatban ki a legjobb pályázó?

Ha pedig két szempont van, akkor akár piaci, akár közbeszerzésről beszélünk a követendő eljárás az összességében a legjobb ajánlattevő kiválasztása és ez ugye akkor felveti a minimum alkalmassági szintet és a bírálati szempontokat.

Alkalmassági kritériumok

A jó alkalmassági szint elemei az ajánlatadó menedzsmentjének elkötelezettsége, szaktudás és piacon elért eredményei/referenciája és az adott területen alkalmazni kívánt munkaerő képzettsége, tapasztalata, motivációja, a közvetlen irányítás minősége és nem utolsó sorban az alkalmazott technológia technikai háttere. Ezek egy része egzaktul megfogható egy része pedig szubjektív, de azért ma már jól megfogalmazhatóak. Nyilván verseny szempontból akkor járunk a legjobban, ha olyan speciális követelményrendszert fogalmazunk, meg amit csak a piac 5 – 10 részvevője tud teljesíteni. Ez pontosan elég ahhoz, hogy jó verseny legyen, de ugyanakkor ne kelljen küzdeni olyan ajánlatadókkal, akik nem értették meg a feladatot, valójában nincsenek is felkészülve rá, ugyanakkor még alá is árazzák azt, amivel teljesen megzavarják a bírálatot.

Bírálati szempontok

Ha mindez megvan, akkor alapvetően két bírálati szempont csoport lehet: az ár és a hitelesség. Az ár kérdése elvileg egyszerű mert minél alacsonyabb, annál jobb. A hitelesség kérdése már nem ennyire egyszerű.

Azonban lehet más filozófiát is követni. Az ár az előzetes költségvetés alapján rögzíthető is és a verseny szólhat arról, hogy egy adott árért ki az, aki a leghitelesebben nyújtja a legtöbb értéket. Ebben az esetben a tervben meghatározott szakmai tartalom vonatkozásában kié a leghihetőbb ajánlat?

Tehát akkor már csak az a kérdés, hogy mitől hiteles egy ajánlat?

A hitelesség szerintem három pilléren nyugszik:

1. A cég és a menedzsment története, szakmai életútja és elért eredményei
    
2. A szerződéssel kapcsolatban megajánlott szolgáltatási koncepció
   • Vállalati TOD
   • Alkalmazott eszközök és kezelőszerek
   • Alkalmazott szakmai szint (a személyzet képzettsége/tapasztalata és a körzvetlen irányítás minősége)
    
3. Az együttműködés garanciái
   • A szolgáltatási szerződés
   • Biztosítások/biztosítékok

Ezt vitaindítónak szántam, várom a véleményeteket.