A rendszer tartalmaz egy skálát, ami a tisztától az elfogadhatatlanig terjed 5 fokozaton keresztül a „makulátlan rendezettségtől” az „tűrhetetlen” szintig. A rendszer sajátossága, hogy nem csak a tisztaságot veszi figyelembe.

APPA szint 1 „Makulátlan rendezettség” (Orderly Spotlessness): A padló világos és tiszta; a színek frissek. A függőleges és vízszintes felületek frissen tisztítottak vagy polírozottak. Nincs lerakódás a sarkokban és egyéb félreeső helyeken. A lámpák működnek, és a lámpatest tiszta. Mosdók, WC kagylók és zuhanyozók és csempék ragyognak. A felületeken nincsenek vegyszer vagy vízkőmaradványok, UV fényben is értékelhető. A szemetes konténerek csak napi hulladékokat tartalmaznak. A terület rendezett (párhuzamosak). Ez a szint annak az eredménye, hogy a takarító személyzet minden nap, minden helyiségben megfordul, képes értelmezni a szükségleteket, van megfelelő szakértelme és rendelkezésre állnak a megfelelő eszközök, továbbá nem utolsó sorban van is ideje ezek elvégzésére.

APPA szint 2 „Hétköznapi rendetlenség” (Ordinary Tidynes): Gyakorlatilag majdnem ugyanaz, mint az első szint, de mivel ez egy ritkább takarítási gyakoriság eredménye a por, szennyeződés, foltok vagy csíkok, akár 2 naposak is lehetnek. Ennek megfelelően a tisztasági szint még elfogadható, és nagy előnye, hogy könnyen és gyorsan fel lehet hozni a 1-es szintre. Létesítménygazdálkodás szempontjából ez a helyzet akkor áll elő, ha a gyakoriságok meghatározása feszegeti a még elfogadható szintet. Sok féle megközelítés van, de általában az az álláspont, hogy egy takarítandó terület tisztasági ellenőrzése maximum 1 napig maradhat ki.

APPA szint 3 „Alklami figyelmetlenségek” (Casual inantention): A takarítás a megfelelő gyakorisággal megtörtént, a padlót tisztára söpörték, törölték vagy porszívózták, de helyenként, különösen a félreeső helyeken, sarokban és falak mentén vannak foltok. Ezen felül a szőnyegek nem élénk színűek esetleg kisebb foltok is vannak rajtuk. A kemény és rugalmas burkolatokon lehetnek csíkok, foltok vagy tisztítószer maradványok. A függőleges és vízszintes felületeken helyenként por, szennyeződés, nyomok, foltok és ujjlenyomatok vannak. A hármas szint önmagában is kategorizálható annak függvényében, hogy a lehetséges hibák mindegyike előfordul vagy csak néhány ezek közül. A lámpák működése és a lámpatest tiszta. A szemetes konténerek csak napi hulladékot tartalmazhatnak. Tehát a terület összességében még rendben és elviselhető szinten van, de már adhat okot panaszra. Jelzés értékű szint, mert tisztázni kell a takarító személyzet hozzáértését, eszközellátottságát és a munkatervét.

APPA szint 4 „Mérsékelt káosz” (Moderate Dinginess): A terület nincs megfelelő gyakorisággal tisztítva és sokszor nem is szakszerűen. Tulajdonképpen a 3-as szinten előforduló hibák szinte mindegyike jelen van. Ez az alapvetően szintén a nem megfelelő gyakoriság miatt áll elő. A még elviselhető szennyezettség felett van a terület. A vízszintes felületek porosak és nem csak a félreesők, vagy az 1,8 m felettiek. A padlóburkolatokon és különösen a szőnyegpadlókon „ösvények” alakultak ki. A szemetes konténerek régi kukákat tartalmaznak, és savanyú szagokat bocsáthatnak ki. A rendezettség még többé, kevésbé fennáll.

APPA szint 5 „Türhetetlen” (Unkempt): Valójában a 4-es szint mélyebb fokozata, amikor a szennyeződés már egészen jól érzékelhető és a terület rendezetlensége is fokozza ezt. Egyértelműen látszik, hogy a terület legalább egy hete nem volt tisztasági ellenőrzés alatt, de valamekkora használata volt, tehát folyamatosan keletkezett szennyeződés és termelődött hulladék.  A területen már technikai hibák is vannak. A világítótestek piszkosak, és egyes lámpák kiégtek. A szemetes konténerek túlcsordulnak, és a szag jól érzékelhető.